Wo gehen die Daten hin?
Wenn ein Kunde anruft, gibt er typischerweise Name, Adresse, Rückrufnummer und Terminwunsch durch. Diese Daten laufen über zwei Dienste:
Retell.ai (USA)
Nimmt den Anruf entgegen
Verarbeitet den Audio-Stream und speichert das Transkript temporär auf US-Servern. Während der Verarbeitung liegen Name, Adresse und Anliegen kurzzeitig dort. Sobald die Zusammenfassung erfolgreich an den Betrieb versendet wurde, löscht unser System das Transkript automatisch per API — und prüft danach, ob die Löschung tatsächlich erfolgt ist. Läuft auf US-Servern mit EU-Standardverträgen (SCCs). Kein Mensch hört mit.
Azure OpenAI (EU)
Versteht und antwortet
Dasselbe KI-Modell wie hinter ChatGPT (GPT-4o) — aber über Microsoft Azure in Frankfurt/Amsterdam betrieben. Die Daten gehen nie an OpenAI in den USA. Microsoft verarbeitet ausschließlich auf EU-Servern, ohne Zugriff von außerhalb der EU. Ihre Kundendaten werden nicht für KI-Training genutzt.
Was genau verarbeitet wird:
Name, Telefonnummer, Adresse, Anliegen, Terminwünsche, Anwesenheitszeiten. Das sind persönliche Daten nach DSGVO — kein Sonderbereich (wie Gesundheit), aber schützenswert. Der AVV regelt das explizit.
Sofortlöschung nach Verarbeitung:
Sobald die Zusammenfassung an Sie zugestellt wurde, werden die Gesprächsdaten bei Retell.ai automatisch gelöscht. Daten die nicht mehr existieren können nicht missbraucht werden.
Was passiert bei einem Anruf?
Anrufer wählt Ihre Nummer
Der Anruf landet beim KI-Assistenten — wie genau das technisch eingerichtet wird, klären wir gemeinsam je nach Situation.
KI-Assistent meldet sich
Der Assistent stellt sich als "digitaler Assistent von Unternehmensgruppe Kubicz" vor — transparent, kein Täuschungsversuch. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 13 TMG).
Gespräch wird geführt
Der Assistent nimmt das Anliegen auf, gibt bei Notfällen Soforttipps und erfasst Kontaktdaten (Name, Rückrufnummer, Anliegen).
Zusammenfassung an Sie
Nach dem Gespräch erhalten Sie eine Zusammenfassung per E-Mail — mit allen relevanten Infos für den Rückruf.
Wer haftet wofür — konkret
Kubicz haftet für das Was
Welche Informationen Kubicz uns mitgeteilt hat — und was der Bot auf Basis dieser Angaben sagt. Wer die Quelle falsch befüllt, haftet für das was herauskommt.
Digital Dragons haftet für das Wie
Ob das, was Kubicz uns gesagt hat, technisch korrekt umgesetzt ist. Und dafür, dass mit allen Daten rechts- und datenschutzkonform umgegangen wird.
Beispiele — Digital Dragons haftet
Bot nennt einen Service oder Preise, die Kubicz nie angegeben hat — Fehler im Prompt
Bot legt Termine fest, obwohl diese im Kalender nicht frei sind — Fehler in der technischen Anbindung durch uns
Kein AVV mit Retell.ai abgeschlossen — da wir Retell.ai beauftragen, liegt diese Pflicht bei uns
Daten werden ohne Rechtsgrundlage in Drittländer übertragen
Anruf-Transkripte werden länger als nötig gespeichert oder nicht fristgerecht gelöscht
Beispiele — Kubicz haftet
Kubicz sagt „Entsorgung inklusive" → Bot bestätigt das → tatsächlich kostenpflichtig
Kubicz sagt „5 Jahre Garantie auf Pflasterarbeiten" → Bot gibt das weiter → tatsächliche Garantiezeit war kürzer
Kubicz sagt „Notfalleinsatz innerhalb von 24 Stunden" → Bot verspricht das → tatsächlich 48 Stunden Vorlauf nötig
Datenschutzerklärung auf kubicz.de wurde nicht aktualisiert — liegt im Verantwortungsbereich des Betriebs
Kalender von Kubicz zeigt Freitag 14:00 Uhr als frei an → Bot legt Termin fest → Kunde wartet, niemand erscheint. Kubicz haftet, wenn der Fehler im Kalender selbst lag — nicht bei der Übertragung durch uns.
Merken meine Kunden, dass das kein Mensch ist?
Ja, der Assistent stellt sich zu Beginn als "digitaler Assistent von Unternehmensgruppe Kubicz" vor. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und auch sinnvoll, weil es Vertrauen schafft.
In der Praxis reagieren die meisten Kunden positiv, besonders wenn der Bot schnell antwortet, freundlich ist und das Anliegen aufnimmt. Viel wichtiger als "KI oder Mensch" ist für den Kunden: Wird mein Problem gelöst?
